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Introduction
Tout
document ou ensemble documentaire :
- se situe dans un contexte de production : pièce
fait partie d ’un dossier, 1 dossier
d ’un fonds (ensemble des documents
d’archives de toute nature réunis par
une personne physique ou morale dans l’exercice
de ses activités ou de ses fonctions)
ou d ’un sous-fonds (« unités
documentaires »)
- peut devoir être conservé sur le
long terme
- nécessaire de disposer d ’outils
(les instruments de recherche) qui décrivent
de façon objective les documents. Les Principaux
types d ’instruments de recherche sont
:
- État des fonds
- Répertoires
- inventaires
Cette description archivistique
- Repose sur le respect des
fonds et la structuration
en fonction de la logique de production (avec plan
de classement) ;
- peut avoir un grand nombre de niveaux ;
- se fait du général au particulier
;
- non-redondances d’un
niveau à l ’autre.
Ces principes de la description documentaire
sont :
à cela s'ajoute pour la gestionnaire
de documents la nécessité :
- de pérennisation des instruments de recherche
qui maintiennent accès aux données
(migration)
- de création partagée des descriptions
- d ’aide plus efficace au public
Les langages structurés semblent les
plus pertinents aujourd’hui. Car ils permettent
:
- de décrire à plusieurs niveaux
- d ’utiliser et manipuler le contenu
des documents produits comme des données
- d ’échanger des données
standardisées
- d ’avoir des présentations adaptées
aux contextes d ’édition
- de constituer de vastes réservoirs d’information
(portails archivistiques)
- de faciliter la recherche du public grâce
à cette interopérabilité, d ’assurer
longévité et migration aux données
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