La
norme ISO 14721:2003 (Systèmes de transfert des informations
et données spatiales -- Système ouvert d'archivage
de l'information -- Modèle de référence),
plus connue sous le nom de modèle OAIS (Open Archival
Information System) est consultable à l'adresse suivante
: http://www.ccsds.org/CCSDS/documents/650x0b1.pdf
Cette norme conceptuelle, mise au point par les principaux
centres d'études spatiales du monde dont le CNES (Centre
National d’Etudes Spatiales), définit les objets
d'information, les métadonnées nécessaires
à leur préservation et l'organisation à
mettre en place pour leur archivage, leur conservation et
leur communication.
Tout versement d’information à un OAIS (service
d'archives) par un Producteur, toute diffusion d’information
auprès d’un Utilisateur, a lieu sous forme d’une
ou de plusieurs sessions de transmissions distinctes. Il est
donc utile de définir le concept de Paquet d’informations
(Information Package).
Un Paquet d’informations est un conteneur conceptuel
de deux types d’informations appelés Contenu
d’information (Content Information) et Information de
pérennisation (Preservation Description Information
ou PDI).
Le Contenu d’information et le PDI sont identifiés
et encapsulés par une Information d’empaquetage
(Packaging Information). Le paquet qui en résulte peut
être retrouvé grâce à l’Information
de description (Descriptive Information).
Le Contenu d’information est l’information qui
constitue la cible originale de la pérennisation. Il
est constitué par l’Objet-contenu de données
(Objet physique ou Objet numérique, c’est-à-dire
les bits) (Content Data Object) et son Information de représentation
(Representation Information), nécessaire à la
compréhension de cet objet. L’Information de
pérennisation s’applique au Contenu d’information.
Elle est requise pour conserver le Contenu d’information,
assurer qu’il est clairement identifié, et appréhender
l’environnement de création du Contenu d’information.
L’Information de pérennisation se subdivise en
quatre catégories d’informations : provenance,
contexte, identification, et intégrité.
OAIS (Open
Archival Information System) est un modèle fonctionnel
générique pour un archivage pérenne de
tous types de documents .
Élaboré,dès 1995, par le comité
consultatif pour les systèmes de données spatiales
(CCSDS).
Il a pour objectif de résoudre les problèmes
de pérennisation d’accessibilités des
données numériques
Un OAIS est une Archive constituée de personnes et
de systèmes, dont la responsabilité est de conserver
des informations et de les rendre accessibles à une
Communauté d’utilisateurs cible.
Dans le présent Modèle de référence,
l'accent est mis sur l'information numérique, d'une
part comme forme principale de l’information pérennisée,
d'autre part comme information complémentaire de ce
qui est archivé aussi bien sous forme numérique
que sous forme physique. Par conséquent, le modèle
s'adapte aux informations qui sont par nature non numériques
(par exemple, un échantillon physique), mais la modélisation
et la conservation de ce type d’information ne sont
pas traitées en détail. Le présent Modèle
de référence :
- fournit un cadre pour une meilleure compréhension
et une prise de conscience croissante des concepts d’archivage
requis pour la Pérennisation des informations numériques,
et pour l'accès à ces informations,
- fournit les concepts nécessaires aux organisations
non spécialisées dans l’archivage afin
de leur permettre de participer efficacement au processus
de conservation,
- fournit un cadre, y compris terminologique et conceptuel,
pour la description et la comparaison des architectures
et du fonctionnement des Archives existantes ou à
venir,
- fournit un cadre pour la description et la comparaison
des différentes stratégies et techniques de
Pérennisation,
- fournit une base pour la comparaison de modèles
de données d’informations numériques
conservées par des Archives, et pour l’analyse
de la manière dont les modèles de données
et l’information sous-jacente peuvent évoluer
dans le temps,
- fournit une base qui pourra être étendue
à d'autres travaux afin de couvrir la Pérennisation
de l’information qui N’EST PAS sous forme numérique
(par exemple, des supports ou des échantillons physiques),
- élargit le consensus sur les éléments
et les processus de conservation et d’accès
à l’information numérique sur le long
terme, et permet l'extension d’un marché que
les fournisseurs peuvent couvrir,
- est un guide pour l’identification et la production
des normes reliées à l’OAIS.
OAIS : Modèle fonctionnel
Le modèle OAIS présenté dans le schéma
ci-dessous est éclaté en six entités
fonctionnelles avec leurs interfaces correspondantes. Seuls
les principaux flux d'information sont représentés.
Les lignes reliant les entités indiquent les voies
de communication par lesquelles les informations circulent
dans les deux sens. Les lignes arrivant aux Entités
« Administration » et « Planification de
la pérennisation » sont tracées en tirets
dans le seul but de rendre le diagramme plus lisible.
Le rôle joué par chacune des entités
du schéma est décrit brièvement comme
suit :
Entité « Entrées
» : cette entité assure les fonctions
et services relatifs à l’acceptation des Paquets
d’informations à verser (SIP) provenant des Producteurs
(ou d’éléments internes sous le contrôle
de l’Entité «Administration »), et
à la préparation de leur contenu en vue du stockage
et de la gestion des données au sein de l’Archive.
Les fonctions de l’Entité « Entrées
» comprennent : la réception des SIP, le contrôle
d'Assurance Qualité sur ces SIP, la génération
d'un Paquet d’informations archivé (AIP) conforme
aux normes de documentation et de formatage des données
de l’Archive, l'extraction de l’Information de
description des AIP pour l'inclure dans la base de données
de l’Archive et la coordination des mises à jour
à effectuer au niveau des Entités « Stockage
» et « Gestion de données ».
Entité « Stockage
» : cette entité assure les fonctions
et services relatifs au stockage, à la maintenance
et à la récupération des AIP. Les fonctions
de l’Entité « Stockage » comprennent
notamment : la réception des AIP en provenance de l’Entité
« Entrées » et leur insertion dans l'espace
de stockage permanent, la gestion de la hiérarchie
du stockage, le renouvellement des supports sur lesquels les
fonds de l'Archive sont stockés, les contrôles
d’erreurs spécifiques et de routine, la fourniture
des moyens de sauvegarde et la mise en œuvre des plans
de reprise d’activité, et la transmission des
AIP à l'Entité « Accès »
en réponse aux commandes.
Entité « Gestion
de données » : cette entité
assure les fonctions et services relatifs à l'enrichissement,
la conservation et l'accès à l'Information de
description (qui identifie et documente les fonds de l’Archive)
et aux données administratives utilisées pour
gérer l’Archive. Les fonctions de l’Entité
« Gestion de données » comprennent : l'administration
des fonctions de la base de données de l’Archive
(conserver et tenir à jour les schémas, les
définitions de vues et l’intégrité
référentielle), les mises à jour de la
base de données (chargement de nouvelles Informations
de description ou de nouvelles données administratives
de l’Archive), la recherche d'éléments
de l’Entité « Gestion de données
» pour générer des jeux de résultats,
et la production de rapports à partir de ces résultats.
Entité « Administration
» : cette entité assure les fonctions
et services relatifs à l'exploitation d'ensemble du
système d'archivage. Les fonctions de l'Entité
« Administration » incluent : la proposition et
la négociation des Protocoles de versement avec les
Producteurs, la vérification des versements pour s’assurer
de leur conformité aux normes d'archivage ainsi que
la gestion de la configuration du matériel et des logiciels
du système. Elle fournit aussi les moyens techniques
pour contrôler et améliorer l'exploitation de
l’Archive, ainsi que pour inventorier, rendre compte
et migrer/mettre à jour les contenus de l'Archive.
Elle est également responsable de l'établissement
et du maintien des normes et règles applicables à
l’Archive, de l'aide à l'Utilisateur et de l'activation
des requêtes enregistrées.
Entité « Planification
de la pérennisation » : cette
entité assure les fonctions et services relatifs à
la surveillance de l'environnement de l'OAIS et à la
production de recommandations visant à ce que les informations
stockées dans l'OAIS restent accessibles sur le long
terme à la Communauté d'utilisateurs cible,
même si l'environnement informatique d'origine devient
obsolète. Les fonctions de l’Entité «
Planification de la pérennisation » incluent
l'évaluation du contenu de l'Archive et la recommandation
périodique de mises à jour de l'information
archivée pour migrer les fonds courants, le développement
de recommandations dans le domaine des normes et règles
d'archivage, ainsi que la surveillance des évolutions
à la fois de l'environnement technologique et des exigences
de service de la Communauté d'utilisateurs cible, et
enfin de sa Base de connaissance. Cette entité conçoit
aussi des modèles de Paquets d'informations et accompagne
la conception et la validation de ces modèles appliqués
à des SIP ou des AIP, pour les adapter à des
versements spécifiques. L’Entité «
Planification de la pérennisation » développe
aussi des plans détaillés de migration, des
prototypes de logiciels et des plans de test pour répondre
aux objectifs de migration de l’Entité «
Administration ».
Entité « Accès
» : cette entité assure les fonctions
et services qui aident l'Utilisateur à déterminer
si une information existe ou non dans un OAIS, à trouver
sa description, son emplacement si elle est disponible, et
à demander et recevoir des produits d'information.
Les fonctions de l'Entité « Accès »
incluent : la communication avec les Utilisateurs pour recevoir
leurs demandes, les contrôles d'accès à
l'information bénéficiant d’une protection
particulière, la coordination du traitement des demandes
jusqu'à leur exécution finale, la génération
des réponses (Paquets d’informations diffusés,
Jeux de résultats, rapports) et leur transmission aux
Utilisateurs.
En plus des entités décrites ci-dessus, différents
Services de base sont censés être disponibles.
On considère que ces services constituent une autre
entité fonctionnelle dans ce modèle. Mais cette
entité est tellement omniprésente que, par souci
de clarté, elle n’est pas représentée
dans le schéma présenté ci-haut.
OAIS : modèle d'information
DEFINITION DE L’INFORMATION
Pour qu’un OAIS puisse conserver une information, il
est capital qu’elle soit clairement définie.
On peut dire d’une personne ou d’un système
qu’il a une Base de connaissance lui
permettant de comprendre l’information reçue.
Par exemple, une personne qui a une Base de connaissance incluant
la compréhension de l’anglais sera en mesure
de lire et de comprendre un texte en anglais.
L’information est définie comme tout type de
connaissance pouvant être échangé, et
cette information est toujours exprimée (c’est-à-dire
représentée) par un certain type de données.
Par exemple, l’information contenue dans un livre traditionnel
est habituellement exprimée par des caractères
observables (les données) qui, lorsqu’ils sont
combinés à la connaissance de la langue utilisée
(la Base de connaissance), sont convertis en information plus
intelligible. Si la base de connaissance du lecteur n’inclut
pas l’anglais, le texte en anglais (les données)
devra être accompagné d’un dictionnaire
anglais et de l’information grammaticale (c’est-àdire
l’Information de représentation), ces derniers
devant être compréhensibles par la base de connaissance
de ce lecteur.
De la même façon, l’information stockée
dans un fichier sur un CD-ROM est exprimée par les
bits (les données) qu’il contient. Ces bits,
une fois combinés avec leur Information de représentation,
sont convertis en information plus intelligible à condition
que l’Information de représentation soit compréhensible
par la Base de connaissance du destinataire. Prenons le cas
où les bits représentent un tableau ASCII de
nombres qui indiquent les coordonnées d’un lieu
sur la Terre, exprimées en degrés de latitude
et longitude Est. Dans ce cas, l’Information de représentation
inclura la définition des caractères ASCII ainsi
que la description du format des nombres et leur emplacement
dans le fichier, leur définition en tant que latitude
et longitude, et la définition de leurs unités
en degrés. Elle peut également inclure des éléments
sémantiques supplémentaires attribués
à ce tableau. En général, on peut dire
que les « données interprétées
en utilisant l’Information de représentation
produisent l’Information »
Responsabilités d'un OAIS
Responsabilités obligatoires
Cette sous-section décrit les responsabilités
obligatoires qu’une organisation doit assumer afin de
mettre en œuvre une Archive OAIS.
L’OAIS doit :
- Négocier avec les Producteurs d’information
et accepter les informations appropriées de leur
part.
- Acquérir une maîtrise suffisante de l’information
fournie, au niveau requis pour pouvoir en garantir la Pérennisation.
- Déterminer, soit par lui-même, soit en collaboration
avec d’autres, quelles communautés doivent
constituer la Communauté d’utilisateurs cible
en mesure de comprendre l’information fournie.
- Assurer que l’information à conserver est
Immédiatement compréhensible pour la Communauté
d’utilisateurs cible. En d’autres termes, la
communauté doit être en mesure de comprendre
les informations sans l’assistance des experts ayant
produit ces informations.
- Appliquer une stratégie et des procédures
documentées garantissant la conservation de l'information
contre tout imprévu dans les limites du raisonnable,
et permettant la diffusion d'une information, copie authentifiée
de l’original ou permettant de remonter à l’original.
- Rendre l’information conservée disponible
pour la Communauté d’utilisateurs cible.
EXEMPLES DE MECANISMES POUR ASSUMER LES RESPONSABILITES
Cette sous-section fournit des exemples de mécanismes
qui permettent d’assumer les responsabilités
décrites en haut. Ces mécanismes ne sont pas
tous applicables à tous les OAIS.
NEGOCIER ET ACCEPTER LES INFORMATIONS
Une organisation qui met en œuvre un OAIS doit avoir
établi des critères qui aident à déterminer
le type d’information qu’elle est prête
à accepter ou qu’on lui impose. Ces critères
peuvent inclure, entre autres, le sujet, la source d’information,
le caractère unique ou original, ainsi que la nature
des techniques utilisées pour représenter l’information
(par exemple, le support physique, le support numérique,
le format). En général, l’information
peut être versée sous une grande variété
de formes plus ou moins usuelles telles que des livres, des
documents, des cartes, des ensembles de données, des
roches lunaires, en utilisant différents moyens de
communication tels que les réseaux, le courrier et
les livraisons particulières.
L’OAIS négocie avec le Producteur pour s’assurer
que les Contenus d’information et PDI associés
qu’il va recevoir correspondent bien à sa mission
et aux besoins de la Communauté d’utilisateurs
cible. Ceci peut nécessiter plusieurs allers-retours
avant de s’accorder sur l’information à
verser et la forme sous laquelle l’OAIS peut l’accepter.
Par exemple, on peut convenir de numériser des supports
audio ou vidéo, ou de scanner du texte.
L’OAIS doit extraire - ou obtenir par d’autres
moyens – une Information de description suffisante pour
que la Communauté d’utilisateurs cible puisse
trouver le Contenu d’information qui l’intéresse.
L’OAIS doit également garantir que l’information
respecte tous ses standards internes.
ACQUERIR UNE MAITRISE SUFFISANTE POUR GARANTIR LA
CONSERVATION
Il est important qu’un OAIS reconnaisse la différence
qui peut exister entre, d’une part, la propriété
physique ou la détention de Contenus d’information
et, d’autre part, la propriété intellectuelle
de cette information. S’il a créé l’information
et qu’il est le propriétaire légal du
Contenu d’information, l’OAIS peut de facto appliquer
les règles requises pour conserver l’information
et la rendre disponible. Lorsqu’il acquiert le Contenu
d’information d’un autre Producteur ou d’une
autre entité, l’OAIS doit s’assurer qu’il
existe un protocole de transfert, valide au regard de la loi,
qui transfère les droits de propriété
intellectuelle à l’OAIS ou spécifie clairement
les droits accordés à l’OAIS et toutes
les restrictions imposées par les ayants droit. L’OAIS
doit garantir que ses actions ultérieures de conservation
et de mise à disposition de l’information seront
conformes à ces droits et restrictions. Lorsque l’OAIS
n’acquiert pas les droits de propriété
intellectuelle, le protocole doit spécifier en quoi
le(s) titulaire(s) des droits sera/seront impliqué(s)
dans la conservation, le Management ou la mise à disposition
de l’information. En général, il est préférable
pour l’OAIS de négocier un protocole qui spécifie
les exigences du(des) titulaire(s) des droits et autorise
l’OAIS à agir dans le respect de ces exigences
sans intervention directe du titulaire pour chaque cas particulier.
L’OAIS doit avoir une maîtrise suffisante du
Contenu d’information et de l’Information de pérennisation
afin d’être en mesure de les pérenniser.
Cette question ne se pose pas avec l’Information d’empaquetage
des AIP puisque, par définition, elle est sous le contrôle
interne de l’OAIS. Vu la nature essentiellement numérique
du Contenu d’information et de l’Information de
pérennisation, les problèmes liés à
leur maîtrise peuvent être classés dans
les trois catégories suivantes :
- gestion du copyright, de la propriété intellectuelle
ou d’autres restrictions légales en vigueur,
- autorisation de modification de l’Information de
représentation,
- protocoles avec des organismes externes.
Gestion du copyright, de la
propriété intellectuelle ou d’autres restrictions
légales en vigueur : une Archive respecte toutes les
restrictions légales en vigueur. Ces questions se posent
lorsqu’un OAIS agit en tant que gardien de l’information.
Un OAIS doit connaître le copyright et les lois en vigueur
avant d’accepter des informations soumises à
copyright. Il peut établir des directives pour le versement
d’informations et, le cas échéant, des
règles pour la diffusion et la duplication de l’information.
Le présent document n’a pas vocation à
développer la question de la législation nationale
et internationale du copyright.
Autorisation de modification de l’Information
de représentation : bien que l’Information
d’intégrité au sein de l’Information
de pérennisation d’un AIP garantisse que les
bits associés à un Contenu d’information
n’ont pas été altérés, il
arrive un moment où ces bits ne sont plus sous une
forme qui convient aux Utilisateurs. En effet, si ces bits
sont entièrement documentés sous forme de documents
papier, l’information n’est pas à proprement
parler perdue mais, dans la pratique, elle est devenue inaccessible.
L’OAIS doit être autorisé à migrer
le Contenu d’information vers de nouvelles formes de
représentation. S’il agit en simple gardien de
l’information, il peut avoir besoin d’une autorisation
supplémentaire pour effectuer de telles migrations.
Si l’information est soumise à copyright, l’OAIS
doit avoir au préalable négocié l’autorisation
d’effectuer les migrations nécessaires pour satisfaire
aux objectifs de conservation. Il peut avoir recours à
des experts du domaine, extérieurs à l’OAIS,
pour garantir que l’information ne sera pas perdue.
Dans l’idéal, lorsque cette situation se présente,
les AIP originaux (entièrement décrits) et les
nouveaux AIP seront conservés. Les problèmes
liés à la Migration numérique sont analysés
plus en profondeur à la section 5.1.
Protocoles avec des organismes externes
: un OAIS peut établir une série de protocoles
avec d’autres organismes qui l’aideront à
atteindre ses objectifs de conservation. Par exemple, il peut
établir un protocole avec un autre OAIS afin de ne
pas avoir à conserver tous les Objets-information de
représentation communs qui peuvent être associés
à ses propres Objets-contenu d’information. Les
protocoles avec d’autres organismes doivent faire l’objet
d’un suivi afin de s'assurer qu'ils sont respectés
et qu’ils restent utiles.
DETERMINER UNE COMMUNAUTE D’UTILISATEURS CIBLE
Le versement ou le projet de versement de Contenus d’information
avec leur PDI requiert une identification des Utilisateurs
ou de la Communauté d’utilisateurs cible potentiels
de cette information. Ceci est nécessaire afin de déterminer
si l’information, telle qu’elle est représentée,
sera compréhensible par cette communauté. Par
exemple, une Archive peut décider que certains Contenus
d’information doivent être compréhensibles
par le grand public qui devient de ce fait la Communauté
d’utilisateurs cible.
Pour certaines informations scientifiques, la Communauté
d’utilisateurs cible pourrait être définie
par les individus ayant le niveau de première année
d'études supérieures dans la discipline scientifique
concernée. Ceci est une question complexe, car il est
difficile de déterminer le degré de spécialisation
de la terminologie scientifique qui est effectivement acceptable.
Les Producteurs de telles informations spécialisées
utilisent souvent une terminologie connue des seuls experts
du domaine. Il est donc particulièrement crucial de
définir clairement la Communauté d’utilisateurs
cible pour ces informations et de faire le nécessaire
pour que cette communauté puisse les comprendre.
Il convient également de prendre en considération
l’évolution potentielle de la définition
de la Communauté d’utilisateurs cible. Il peut
se révéler un jour nécessaire de donner
un plus large accès à une information destinée
primitivement à une communauté restreinte. Par
exemple, une information destinée à l’origine
à une communauté scientifique spécifique
peut devoir être diffusée au grand public. Ceci
implique qu’il faudra vraisemblablement ajouter des
informations explicatives à l’Information de
représentation et à l’Information de pérennisation.
Du reste, ces informations sont sans doute plus difficiles
à obtenir avec le temps. Lorsqu’une information
est proposée la première fois à la pérennisation,
le choix dès le départ d’une Communauté
d’utilisateurs cible plus large (par exemple, le grand
public) minimise la difficulté et augmente la probabilité
que cette information soit comprise par tous dans la communauté
d'origine.
GARANTIR QUE LES INFORMATIONS SONT IMMEDIATEMENT
COMPREHENSIBLES
Le niveau de compréhension de l'information véhiculée
par un Contenu d’information et son PDI associé
par une Communauté d’utilisateurs cible, est
généralement assez subjectif. Néanmoins,
il est essentiel qu’une Archive le détermine,
afin d'optimiser la conservation de l’information. Le
Contenu d’information numérique et son PDI doivent
être accompagnés des Informations de représentation
appropriées pour être Immédiatement compréhensibles
par la Communauté d’utilisateurs cible. Ces Objets-information
de représentation sont généralement diversifiés.
Par exemple, considérons le Contenu d’information
issu d’un ensemble numérique de mesures de précipitations,
de température, de pression atmosphérique, de
vitesse du vent et d’autres paramètres recueillis
partout dans le monde au cours d’une année. Ce
Contenu d’information est très diversifié.
Sa forme n'est généralement pas adaptée
au feuilletage ou à la lecture directe par l'homme,
mais plutôt à la recherche et à la manipulation
par des logiciels d’application. Un tel contenu risque
de n'être compréhensible que par les Producteurs
d'origine, à moins que la signification des différents
champs et leurs interrelations ainsi que les relations entre
les valeurs et les instruments de mesure ne soient dûment
documentées. Dans de tels domaines spécialisés,
un effort supplémentaire est nécessaire pour
garantir que le Contenu d’information et l’Information
de pérennisation sont compréhensibles par la
Communauté d’utilisateurs cible. Si l’Archive
n’a pas le niveau d’expertise requis, elle peut
avoir recours à des représentants de la communauté
extérieure qui analysent l’information pour garantir
sa compréhension à long terme. Dans le cas contraire,
une partie de l’information risque de n'être comprise
que par une poignée de spécialistes et donc
d'être perdue si ceux-ci ne sont plus disponibles.
Même si, à un moment donné, il a été
acquis qu'un ensemble d’informations était compréhensible
par une certaine Communauté d’utilisateurs cible,
il peut s'avérer avec le temps que la Base de connaissance
de cette communauté évolue à un point
tel que certains aspects importants de l’information
peuvent ne plus être facilement compréhensibles.
A ce stade, il est nécessaire qu’un OAIS enrichisse
l’Information de représentation afin qu’elle
redevienne facilement compréhensible à la Communauté
d’utilisateurs cible.
Un autre exemple : le Contenu d’information d’un
manuscrit est écrit en anglais et son contenu peut
donc être généralement compris par un
large public. Toutefois, si le motif de sa création
n'est pas clairement documenté, une grande partie de
sa signification peut être perdue. Cette information
sur « le motif » fait partie du Contexte et doit
figurer dans l’Information de pérennisation.
Un accès performant au Contenu d’information
numérique implique l’usage de logiciels. Toutefois,
assurer la maintenance de logiciels spécifiques pour
accéder aux Contenus d’information sur le Long
terme reste coûteux en raison du caractère restreint
de leur domaine d’application. Lorsque de tels logiciels
sont indispensables à la pérennisation et à
la compréhension des informations, sachant que des
changements mineurs de l’environnement matériel
et logiciel peuvent suffire à bloquer leur fonctionnement,
le risque de perte d’information est grand. Il se peut
que ce risque ne soit pas identifié, à moins
qu’il existe un programme de test et de validation solide
et permanent.
APPLIQUER LES METHODES ET LES PROCEDURES DE PRESERVATION
MISES EN PLACE
Il est essentiel qu’un OAIS se dote de méthodes
et procédures documentées pour la conservation
de ses AIP et qu’il applique ces procédures.
La pertinence des méthodes et des procédures
dépend, au minimum, de la nature des AIP et du rôle
de sauvegarde que les Archives peuvent assurer entre elles.
Par exemple, les migrations qui modifient un Contenu d’information
ou un PDI doivent être soigneusement contrôlées
et le PDI doit être mis à jour. Cette exigence
de précision, qui est une garantie contre les erreurs
de traitement, nécessite que des procédures
et des méthodes rigoureuses soient définies
et appliquées.
Il est nécessaire de transmettre aux communautés
de Producteurs et d’Utilisateurs les standards, méthodes
et procédures de versement et de diffusion destinés
à la pérennisation. Un suivi de la Communauté
d’utilisateurs cible doit permettre de s'assurer qu’elle
est toujours en mesure de comprendre le Contenu d’information.
Il peut arriver que la Communauté d’utilisateurs
cible voie sa connaissance de la terminologie diminuer ou
que cette communauté soit élargie à d’autres
membres de formation différente. C’est pourquoi,
une révision périodique avec des représentants
de la Communauté peut faciliter le suivi.
Il est essentiel d’établir un plan d’utilisation
des technologies à long terme et de le mettre à
jour au fur et à mesure des évolutions technologiques,
afin d’éviter les pièges d'une maintenance
système très onéreuse, de changements
de système dans l'urgence et de coûteuses transformations
de représentation des données.
RENDRE L’INFORMATION DISPONIBLE
Par définition, un OAIS rend ses AIP visibles et disponibles
à ses Communautés d’utilisateurs cibles.
Il peut présenter différentes facettes de ses
fonds, grâce à divers Outils de recherche capables
de balayer les collections d’AIP. Certains AIP n'ont
d'existence qu’en tant que sorties d’algorithmes
fonctionnant à partir d'autres AIP. Ils apparaissent
sous forme de DIP qui, pour la diffusion, doivent inclure
une description de la manière dont ls ont été
dérivés d’autres AIP. Les attentes des
Utilisateurs d’un OAIS vis à vis des services
d’accès peuvent varier considérablement
d'une Archive à l’autre ainsi que dans le temps,
en fonction des évolutions technologiques. Les demandes
visant un accès plus efficace doivent être évaluées
en fonction des exigences de conservation en tenant compte
des contraintes de ressources.
Certains AIP peuvent faire l’objet de restrictions
d'Accès et donc n’être diffusés
qu’auprès des Utilisateurs autorisés.
L’OAIS doit rendre publique sa politique d'accès
et les restrictions induites, afin de protéger les
droits de chacune des parties.
La distribution des DIP peut utiliser les différents
moyens de communication existants, y compris les réseaux
et les supports physiques.
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