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Les différentes catégories
GED
1. La GEIDE administrative
Ce type d'application concerne la gestion des dossiers
électroniques et correspond au classement des
documents administratifs divers et variés,
souvent sous forme d'image numérisée.
Exemple : les bon de commande, les factures, …
Généralement, cette catégorie
de GED fait partie d'une application globale de gestion
et permet à l'utilisateur d'accéder
rapidement aux images de documents dont il a besoin,
sans avoir à se déplacer ou à
encombrer son bureau de dossiers physiques.
.2. La GEIDE bureautique
Elle est illustrée par les produits de Lotus
et de Microsoft. Ces produits sont en concordance
avec les plates-formes de bureautique classiques qui
se veulent de plus en plus communicantes dans un objectif
de "travail en groupe" (groupware).
Les outils de GED bureautique dont le plus représentatif
est LotusNotes permettent de gérer des documents
dans leur format d'origine (Word, Excel, …),
de centraliser leur classement sur un ou plusieurs
serveurs, d'échanger ces documents ou de les
distribuer aux autres collaborateurs.
Les solutions de GED bureautique doivent présenter
les caractéristiques suivantes :
- Intégration forte à l'environnement
de productivité, tant en termes d'architecture
technique que fonctionnelle. L'outil GED est alors
aperçu comme élément fédérateur
des échanges documentaires au sein de groupe
de travail.
- Grande facilité d'utilisation au moment de
la production : indexation en quelques secondes, recherche
simple, …
- Gestion de documents vivants : liens dynamiques
vers le document natif, versioning,
- Intégration de fonctions de messagerie, annotations,
workflow, permettant d'enrichir le document, de le
faire vivre au sein du groupe de travail.
3. La GEIDE COLD
Le terme COLD (Computer Output on Laser Disk) est
utilisé pour l'archivage électronique
des données informatiques. C'est la substitution
des traditionnelles microfiches COM 5Computer Output
Microfilm) ou le listing.
Ce type d'application, appelé "archivage
électronique" au début des années
80, est la toute première application de GED.
Elle permet de stocker et d'indexer automatiquement
l'ensemble des documents générés
par des applications de gestion et destinés
à l'impression.
Une solution de GEIDE COLD se compose de plusieurs
modules logiciels qui permettent le formatage, l'extraction
de données de fichiers spools en connexion
directe avec un ordinateur central ou par lecture
d'un support de stockage temporaire tel qu'une cartouche
magnétique. Le logiciel GEIDE COLD réalise,
par extraction, l'indexation des données du
fichier spool suivant des critères propres
à l'application. Ces informations enrichissent
la base de données à partir de laquelle
l'utilisateur du système de GEIDE pourra effectuer
des recherches multicritères sur son poste
de travail connecté au serveur via un réseau
local. Les applications de GEIDE COLD sont d'un usage
beaucoup plus souple que les microfilms/microfiches
COM ou les listings. La consultation des informations
se fait en quelques secondes en utilisant ou non une
interrogation multicritères, le partage des
fichiers entre plusieurs utilisateurs est instantané,
la protection ou l'accès sélectif aux
données est possible par mots de passe, etc.
Les informations peuvent être présentées
à l'écran sous plusieurs apparences
telles que celles d'un listing ou, mieux, sous la
forme d'une copie identique à un original par
incrustation des données dans un fond de page
numérisé.
La GEIDE COLD offre enfin la possibilité de
mettre rapidement à jour des bases d'information
ou de données en ajoutant des nouveaux fichiers
et de communiquer ces données rapidement et
à distance au travers les réseaux comme
Internet ou Intranet.
4. La GEIDE documentaire
Elle est directement issue de la recherche documentaire
particulièrement utilisée dans des applications
de type bibliothèque, documentation scientifique
et éventuellement revue de presse.
Ce type de GEIDE se caractérise par ses méthodes
d'indexation et de recherche qui font le plus souvent
appel à des thésaurus, au full-text
(indexation et recherche en texte intégral)
avec des opérateurs de proximité, à
une recherche par concept et parfois en langage naturel.
A l'inverse des applications classiques, l'indexation
n'est pas structurée.
.5. La GED technique
Appelée encore GED métier concerne
toutes les applications dont le terme GED est directement
lié à une profession.
Très souvent, cela se caractérise par
la manipulation de documents dont le format est propre
à un métier. Exemple la gestion de plans
ou la gestion de la documentation technique d'un projet
industriel bien particulier.
6. LA GEIDE image
Sous cette appellation se regroupent les applications
de gestion électronique de documents gérant
des images ou des documents numérisés.
Cette segmentation n'est pas restrictive car un même
logiciel est en général capable de gérer
à la fois des images converties électroniquement
et des fichiers issus de traitement de texte, de tableurs,
etc. De même, les applications de GEIDE COLD
peuvent aussi, si on leur ajoute des programmes adéquats,
gérer des documents numérisés
et vice versa.
Pour capturer des images, il existe plusieurs méthodes
qui dépendent de la nature des documents et
des besoins de l'application. Nous développons
la capture des images et les techniques de numérisation
plus loin dans la partie 4 réservée
à la chaîne GEIDE.
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