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Le processus de conversion d'un lot
de livres et de magazines en un ensemble de documents
électroniques comprend les phases suivantes :
-
Enregistrement
des documents ;
-
Numérisation
des documents pour les convertir en fichiers
images ;
-
Reconnaissance
optique de caractères (OCR) :
conversion des documents du format image
au format texte pouvant être lu par
des traitements de texte ;
-
Correction et
reformatage des documents, et production
de la version finale.
Il est possible de réaliser la numérisation
et l'OCR en une seule opération.
Mais il peut être préférable
de mener ces tâches séparément :
numériser en utilisant le logiciel fourni
avec votre scanner, puis lancer l'OCR sur les
fichiers obtenus avec un logiciel d'OCR dédié.
Voici pourquoi :
L'OCR prend beaucoup plus de temps que la numérisation.
Plutôt que d'utiliser l'ordinateur relié
au scanner, il vaut mieux qu'une autre personne
(ou plusieurs) réalise l'OCR séparément.
Le logiciel spécialisé fourni
avec le scanner est conçu pour ce scanner,
et produit donc une sortie de qualité
optimale. Mais il n'est peut-être pas
capable d'effectuer l'OCR, ou bien il peut lui
manquer certaines fonctionnalités d'un
programme spécialisé d'OCR.
Un inconvénient de numériser
et d'exécuter l'OCR séparément
est que la numérisation produit des fichiers
images pouvant être très volumineux.
Une solution consiste alors à stocker
ces fichiers sur des cédéroms
réinscriptibles et à les effacer
une fois traités. |
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Plusieurs définitions et plusieurs
acronymes peuvent être présentés
quand on commence à s'intéresser à
la gestion électronique des documents et d'informations.
- Le terme GED pour gestion électronique
des documents est apparu dans les années
80 et s'est substitué au terme "archivage
électronique" précédemment
utilisé. En 1994, les professionnels français
réunis au sein de l'association APROGED ont
décidé d'utiliser l'acronyme GEIDE
(Gestion Électronique d'Informations et de
Documents Existants) pour dépasser ce que
l'appellation GED avait de restrictif dans son aspect
document et élargir la gestion à tout
type d'information, en particulier aux données
de sources informatiques.
- La GED ou GEIDE
n'et pas une fin en soi, mais plutôt un ensemble
d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser,
classer, gérer et stocker des documents à
partir d'applications informatiques dans le cadre
normal des activités d'entreprise.
- Gestion, par des moyens informatiques, du cycle
de vie complet d'un document électronique
(textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa
création à sa destruction, en passant
par sa modification, sa publication, sa diffusion,
etc., de manière à optimiser l'accès
à ce document, à l'information qu'il
contient et à l'information qui le concerne.
- La GED (Gestion Électronique
de Documents) ou GEIDE (Gestion
Électronique de d'Informations et de Documents
pour l'Entreprise) a pour fonction d'organiser et
de gérer des informations et des documents
électroniques au sein d'une organisation.
À travers un ensemble d'outils et de techniques,
elle permet de dématérialiser, classer,
gérer et stocker des documents à partir
d'applications informatiques dans le cadre normal
des activités de l'organisation. Elle est
un élément important pour le développement
d'une culture apprenante dans les organisations
car elle participe aux processus de travail collaboratif,
de capitalisation et d'échanges informationnels.
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